PERMASALAHAN DALAM PENGOLAHAN ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN JEMBER

 

ARTIKEL PERMASALAHAN DALAM PENGOLAHAN ARSIP DAN DOKUMENTASI

di

KANTOR PUSAT KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI

KABUPATEN JEMBER

(Diajukan sebagai tugas mata kuliah kearsipan dan dokumentasi)

Dosen Pengampu Drs. Marjono, M.Hum

oleh :

Adam Adi Purbaningrat (1302 1030 2063)

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN SEJARAH

JURUSAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS JEMBER

2014

PROFIL LEMBAGA

NAMA INSTANSI     :

            KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI – SEKSI ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN JEMBER

NAMA KEPALA       :

BAPAK Drs. Sutrisno, M.Si

ALAMAT INSTANSI :

JL. DHARMAWANGSA, JEMBER TELP / FAX 0331 – 7765486

TUGAS DAN FUNGSI :

PEMBINAAN, PENYELAMATAN, DAN PENYIMPANAN

SARANA DAN PRASARANA :

RUANG TAMU, 4 RUANG PENYIMPANAN, 3 RUANG KERJA, 1 RUANG DAPUR DAN KAMAR MANDI

                                                                                                  

PERMASALAHAN DALAM PENGOLAHAN ARSIP DAN DOKUMENTASI DI KABUPATEN JEMBER

1.       Pendahuluan

          Arsip adalah catatan / dokumen yang dapat berupa buku, surat penting, gambar ataupun video yang dimana fungsi dari arsip tersebut dapat dipakai sebagai bahan komunikasi dan informasi untuk mengetahui aktifitas di masa lampau. Arsip sendiri juga harus disimpan di dalam suatu tempat yang permanen. Sedangkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Fungsi arsip antara lain sebagai berikut :

1.      Bukti sejarah

2.      Bukti administratif

3.      Bukti hukum

4.      Sumber ilmu pengetahuan sebagai kepentingan bangsa dan negara

Setelah kita mengetahui apa itu pengertian dari arsip dan kersipan sendiri, dapat kita simpulkan bahwa arsip sangatlah penting dalam kehidupan kita. Arsip memberikan informasi penting kepada kita mengenai suatu permasalahan yang kita perlukan di masa mendatang.Melihat pentingnya fungsi arsip seperti yang disebutkan diatas maka, hendaknya dalam pengolahannya arsip harus diserahkan kepada tenaga ahli yang memang sudah berpengalaman dalam bidangnya. Selain itu gedung tempat penyimpanan arsip itu sendiri haruslah yang benar – benar memenuhi standar.

Mengingat pentingnya suatu arsip maka kami memutuskan untuk melihat langsung tempat penyimpanan arsip dan dokumentasi khususnya yang berada di kabupaten Jember. Ternyata untuk kantor kearsipan dan dokumentasi kabupaten Jember terletak di dua tempat yaitu, yang pertama berada di Jalan Letjend. Panjaitan No. 49. Sedangkan yang kedua berada di Jalan Dharmawangsa No. 176 Kaliwining Rambipuji. Untuk kantor pusatnya adalah yang terletak di Jalan Dharmawangsa tersebut

2.    Identifikasi Masalah

 Permasalahan di dalam kantor arsip dan dokumentasi ini dapat dimasukkan dalam 2 kategori, yang pertama yaitu dalam hal sumber daya manusia dan yang kedua dalam hal sarana dan prasarana.

Dalam hal sumber daya manusia (pegawai) yang bekerja di pusat arsip dan dokumentasi kabupaten Jember dapat dikatakan kurang memadai. Pada saat kami melakukan pengamatan langsung di kantor pusat hanya terdapat dua pegawai. Selain itu banyak pegawai yang bekerja di kantor pusat arsip dan dokumentasi tersebut yang murni lulusan atau yang profesional di bidang pengolahan arsip dan dokumentasi. Kebanyakan dari pegawai masih belum paham dalam hal pengolahan arsip dan doumentasi.

Selain dari masalah sumber daya manusia (pegawai) masalah yang lainnya adalah masalah sarana dan prasarana. Dalam hal ini permasalahannya adalah sebagai berikut :

a.       Kondisi bangunan yang tidak terawat.

Dalam hal ini bangunan / gedung tempat penyimpanan dokumentasi dapat dikatakan kurang layak untuk menyimpan arsip dan dokumentasi. Gedung ini sangat perlu di renovasi. Menurut info yang kami dapat, gedung ini sudah pernah di renovasi, tapi hanya sekali. Dari pihak pengelola sudah pernah mengajukan permohonan renovasi bangunan kepada pemerintah Kabupaten Jember tetapi sampai sekarang belum ada tanggapan.

b.      Penyimpanan yang sudah over load

Penyimpanan arsip dan dokumen dalam pusat dokumentasi dan arsip Kabupaten Jember bisa dikatakan sudah melebihi kapasitas yang bisa ditampung (over load) hal ini mengakibatkan banyak arsip dan dokumentasi yang tidak pada tempatnya / berserakan. Banyaka arsip dan dokumen yang dimasukkan di dalam gudang.

Selain dua permasalahan yang penting diatas terdapat pula masalah-masalah yang tidak kalah pentingnya menyangkut pengolahan kearsipan dan dokumentasi di kabupaten Jember, diantaranya :

a.       Arsip-arsip yang ada di kantor tersebut masih bercampur aduk, antara arsip aktif dan arsip inaktif.

b.      Pegawai atau pengelolah yang ditempatkan di kantor tersebut hanya ada 5 orang.

c.       Tempat atau almari untuk menyimpan arsip sangat kurang jumlahnya dan kurang memadai

d.      Arsip yang tersimpan pada kantor tersebut, terakhir tahun 2011.

e.       Kurangnya inovasi dari badan pengelolah (perhatian pemerintah pusat kurang).

f.       Arsip yang tersimpan hanyalah arsip SPJ Keuangan.

g.      Tidak adanya arsiparis dan pustakawan yang ditempatkan di kantor tersebut sehingga kegiatan pemusnahan arsip masih belum pernah dilaksanakan di kantor tersebut.

h.      Karena terlalu banyaknya arsip dan tempat yang sudah tidak mencukupi sehingga menyebabkan banyak arsip yang tergeletak di sisi – sisi ruang dan kebanyakan arsip tersebut kurang terawat.

i.        Sistem keamanan dan tenaga pengaman yang sangat minim.

j.        Dll.

3.    Penyelesaian Masalah

Dalam menghadapi permasalahan –permasalahan diatas diperlukan beberapa solusi dan jalan keluar. Setelah menganalisis berbagai permasalahan yang ada di kantor pusat kearsipan dan dokumentasi Kabupaten Jember kami menyimpulkan beberapa solusi, yaitu :

a.       Perlunya perhatian yang lebih dari pemerintah Kabupaten Jember khususnya untuk pengelolaan arsip dan dokumentasi.

b.      Perlunya kesadaran dari pemerintah dan masyarakat luas tentang pentingnya memelihara arsip dan dokumentasi

c.       Perlu adanya pegawai ahli yang memang khusus bekerja pada bidang kearsipan dan dokumentasi

d.      Perlu adanya pelatihan kepada pegawai kantor kearsipan dan dokumentasi tentang bagaimana memelihara arsip dan dokumen yang membutuhkan perlakuan khusus

Kami sebagai mahasiswa sangat berharap agar pemerintah pusat lebih memperhatikan dan memelihara arsip dan dokumentasi. Karena arsip dan dokumentasi sangat penting dalam perkembangan suatu daerah dan negara. Jangan sampai kita menyesal di kemudian hari karena tidak memelihara arsip dan dokumen dengan baik.